MÔ TẢ CÔNG VIỆC

• Quản lý và sử dụng con dấu: Trực tiếp quản lý, bảo quản và sử dụng các loại con dấu của Ngân hàng. Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký, thẩm quyền ký và thể thức văn bản, hợp đồng, chứng từ tín dụng/ngân hàng trước khi đóng dấu. 
• Tiếp nhận và điều phối công văn đến: Nhận công văn, thư tín, bưu phẩm gửi đến Ngân hàng; tiến hành phân loại, bóc tách và phân luồng/điều phối ngay lập tức đến đúng các Khối/Phòng/Ban chuyên môn xử lý trên hệ thống quản lý. 
• Ban hành văn bản đi: Thực hiện cấp số và ban hành các văn bản nội bộ (Quy định, Quyết định, Tờ trình...) và văn bản gửi đối tác/cơ quan nhà nước, đảm bảo chuẩn xác về thể thức và thời gian. 
• Theo dõi, giám sát hoạt động luân chuyển công văn qua ứng dụng quản lý văn bản nội bộ và qua các cảnh báo để đôn đốc tiến độ xử lý.   
• Sử dụng các công cụ AI để hỗ trợ rà soát nhanh lỗi chính tả, kiểm tra chéo thể thức văn bản, và số hóa các tài liệu bản cứng lưu trữ lên hệ thống. 
• Lưu trữ an toàn, khoa học các bản gốc văn bản định chế, hồ sơ pháp lý, và chứng từ đã đóng dấu theo chuẩn quy định lưu trữ của ngành ngân hàng. 
• Can thiệp xử lý lỗi và hỗ trợ vận hành nếu có lỗi xảy ra trong quá trình thao tác trên hệ thống quản lý văn thư điện tử.   
• Đầu mối hỗ trợ người dùng nghiệp vụ tại các chi nhánh, phòng ban về quy định sử dụng con dấu, quy trình ban hành và thể thức văn bản.   
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp thẩm quyền.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Bằng cấp/ Chứng chỉ

• Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Quản trị Văn phòng, Luật hoặc các chuyên ngành có liên quan. 

• Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ/khóa học về Ứng dụng AI cơ bản, Giao dịch điện tử, Chữ ký số hoặc Quản lý hệ thống chất lượng (ISO). 

Kiến thức:

• Hiểu biết sâu sắc và nắm vững các quy định của Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước về quản lý, sử dụng con dấu và công tác văn thư, lưu trữ. 

• Nắm vững các tài liệu tiêu chuẩn kỹ thuật về quy chuẩn thể thức văn bản hành chính, văn bản định chế của tổ chức tín dụng.   

• Hiểu biết về logic đến các luồng xử lý nghiệp vụ và sự phối hợp giữa các Khối/Phòng/Ban/Chi nhánh trong ngân hàng 

• Hiểu biết cơ bản về an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu khi tương tác với các hệ thống AI.

Kinh nghiệm: Tối thiểu 2 năm cho cùng lĩnh vực chuyên môn, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm công tác văn thư, quản lý con dấu tại các Ngân hàng hoặc tổ chức tài chính quy mô lớn.

Năng lực lõi: Đạt cấp độ chuẩn theo chức danh đang đảm nhiệm trong thang đo hành vi năng lực lõi.

Kỹ năng: 

• Tư duy logic, thao tác nhanh nhẹn, thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý văn bản 

• Kỹ năng sử dụng các câu lệnh cơ bản cho AI để kiểm tra, định dạng và tóm tắt văn bản. 

• Khả năng chịu áp lực cao về khối lượng công việc lớn và yêu cầu tiến độ gấp rút của ngân hàng. 

Khác:

• Cẩn trọng, tỉ mỉ, có nguyên tắc và tuân thủ trong việc sử dụng con dấu. 

• Đạo đức tốt, trung thực.   

• Nhiệt tình, cẩn thận, chịu khó, có tinh thần trách nhiệm   

• Tuân thủ các chuẩn mực đạo đức trong công việc và có ý thức bảo mật thông tin nội bộ của Ngân hàng ở mức cao nhất.